5 vinkkiä tehokkaaseen kotona työskentelyyn
*Kaupallinen yhteistyö: Desenio
Bloggajana ja someyrittäjänä koti on minulle se tutuin toimisto kaikkien kahviloiden ja lentokenttien lisäksi. Tänä vuonna olen päättänyt panostaa kotitoimistoon entistä enemmän, jotta työskentely kotona olisi sujuvampaa ja tuotteliaampaa. Kotona töitä tehdessä keskittyminen vaatii enemmän työtä, sillä aina tulee mieleen siivota joku kaappi tai järjestää taulut uudelleen. Oman työskentelyni tehostamiseen iMacin hankkiminen kotiin on ollut paras sijoitus tehokkuuden lisäämiseksi, mutta tässä on muutaman vuoden varrella kertynyt vinkki kotona työksentelyyn.Postauksen lopussa on alennuskoodi Deseniolle, jos kaipaatte kotitoimistoon kivoja tauluja!
1.Panosta rauhalliseen aamuun ja unohda meilien ja viestien tarkistaminen sängyssä
Herätyskello torkuttaa jo kolmatta kertaa, sähköposti piippaa ja Facebook huutaa uusista viesteistä. Tänä aamuna pitkästä aikaa juurikin tuo kuulosti tutulta. Sähköpostit ja viestit aiheutti stressiä jo ennen kuin olin noussut ylös ja nouseminen venyi, koska aloin vastailemaan kaikenlaisiin turhanpäivisiin viesteihin. Kummasti kello läheni kymmentä kun vihdoin istuin koneen äärellä valmiina työpäivään. EI NÄIN.Olen tässä muutaman kuukauden aikana opetellut panostamaan aamuihini ja nykyään huomaan sen vaikuttavan koko edessä olevaan päivään. Pyrin heräämään arkisin kuuden ja seitsemän välillä, jotta ehdin aloittaa päiväni oikeasti rauhassa. En avaa puhelimesta mitään viestejä tai somekanavia, vaan meditoin istumalla sängyssä 10 minuuttia. Seuraavaksi laitan Spotifyistä jotain iloista musiikkia soimaan ja valmistaudun päivään. Käyn rauhassa suihkussa ja nautin ravitsevan aamiaisen. Lopuksi istun cappuccinoni kanssa työpöydän ääreen ja alan lukemaan meilejä ja katson somekanavieni notifikaatiot läpi.
2. Kirjoita paperille päivän To Do -lista
Vaikka suurin osa elämästä ja töistä tapahtuukin tietokoneella, on rehellisessä paperisessa to do -listassa jotain mitä ei teknologia korvaa. Pidän kaikki työtehtäväni ylhäällä Trellossa ja Asanassa, mutta näiden lisäksi katson ensimmäisenä Google-kalenterista päivän mahdolliset deadlinet ja tapaamiset, jonka jälkeen alan kirjoittamaan paperille mitä kaikkea tänään on saatava tehtyä. Eilen to do -listallani oli 20 kohtaa ja loppuillasta tuntui hyvältä kun sai vetää yli niistä viimeisenkin.To do -listalle pääsee kaikki tehtävät valokuvaamisesta verotukseen ja pyykin pesuun. En tee listaa yleensä missään järjestyksessä, vaan poimin sieltä päivän mittaan aina yhden täskin taklattavaksi. Tärkeintä on, että ei koita tehdä kaikkea samaan aikaan vaan etenee oikeasti tehtävä kerrallaan.
3. Löydä itsellesi sopivat työkalut sujuvaan etätyöntekoon
Kiitos internetin ihmeellisen maailman, minustakin on tullut organisoitunut. Olen luonteeltani hyvin epäjärjestelmällinen ja unohdan asioita helposti ja juuri tämän takia olen panostanut erityisen paljon sopiviin työkaluihin työntekoni tehostamiseksi. En pärjäisi ilman Google-kalenteria, Trelloa, Asanaa, Slackia tai Google Drivea.Google-kalenteri on kätevä sillä saan sen auki millä tahansa laitteella ja se on aina ajantasalla. Olen jakanut kalenteriini eri väreillä kokoukset, deadlinet, henkilökohtaiset menot, matkat ja juhlapyhät. En pärjäisi päivääkään ilman kalenteria, sillä oma arkeni on hyvin vaihtelevaa. Välillä istun koko päivän koneella kotona ja toisina päivinä juoksen tapaamisissa ympäri kaupunkia.Trellossa minulla on jokaiselle asiakkaalleni ja blogille oma 'board', joihin listaan kaikki hoidettavat asiat, jotta mikään ei unohtuisi. Lisäksi minulla on jokaiselle viikonpäivälle erillinen 'board', joka toimii to do -listan tapaan. Suunnittelen tulevan viikkoni aina sunnuntaisin ja listaan erilaisia tehtäviä ja tapaamisia Trello boardiini, jotta tiedän mitä kaikkea voin saada aikaiseksi.Asanaa käytän tällä hetkellä ainoastaan asiakkaiden sosiaalisen median suunnitteluun somekalenterin omaisesti. Monet yrittäjät käyttävät Asanaa kaikkeen projektinhallintaan, sillä ohjelmassa voi luoda juuri itselleen sopivan tavan hallita milloin mitäkin projektia lisäämällä aikatauluja, valokuvia, tekstejä, ilmoituksia tiimille yms.En pidä oikeastaan mitään tiedostoja tietokoneella, sillä Google Drive helpottaa työntekoa kahdella eri koneella ja tekee myös erilaisten kansioiden jakamisesta asiakkaiden kanssa huomattavasti sujuvampaa. Pääsen Google Drivelle aina tarvittaessa myös puhelimeltani, joten kaikki tiedostoni on aina saatavilla.
4. Älä unohda taukoja
Taukojen pitäminen unohtuu helposti kotona, koska sitä kuvittelee välillä saavuttavansa enemmän jos vaan tekee töitä lakkaamatta. Ei meistä kenenkään aivot kuitenkaan toimi kahdeksaa tauotonta tuntia putkeen. Itselläni on paha tapa unohtaa ruokailurytmit, mutta kotona pyrin muistamaan, että aamiaisen jälkeen syön seuraavakasi 3-4 tunnin päästä lounaan ja astun siksi aikaa kokonaan pois työpöydän äärestä. Kiireisinä päivinä tilaan salaatin tai sushia Woltista, mutta monesti otan päivällä tunnin tauon kokatakseni ja syödäkseni terveellisen lounaan.To do -lista helpottaa myös taukojen pitämisessä. Oikeastihan ihmisen mieli toimii tehokkaammin jos pidät pienen tauon vaikka joka tunti. Itse pyrin hengähtämään hetken jokaisen taklaamani täskin jälkeen.
5. Määritä itsellesi työajat, mutta älä ole liian ankara
Toimistotöissä on kätevää se, että viideltä kun laitat oven kiinni niin voit siirtyä vapaa-ajan viettoon. Kotona etenkin jos päivä venyy, saattaa työpäivä olla ihan koko päivä. Jos ollaan rehellisiä, tein eilen töitä klo 23 saakka. On hyvä määrittää itselleen työajat, mutta niiden kanssa on turha olla liian ankara – osa kotona työskentelyn iloista on juuri liukuva työaika. Itse pyrin aloittamaan työt aamulla kahdeksalta ja lopettaa viimeistään kuudelta. En kuitenkaan rankaise itseäni jos joinain päivinä haluankin lähteä kahdelta shoppaileemaan tai jos joinain päivinä haluan saada kaiken tehtyä niin että työpäivä venyy yöhön saakka.
Sitten sitä alekoodia, jonka lupasin postauksen alussa! Kotitoimistossakin viihtyvyys on tärkeintä! Itse olen täyttänyt kotini Desenion -tauluilla (käsistähän tämäkin on jo lähtenyt) ja sainkin heiltä teille alekoodin postauksen kaveriksi! Koodilla VEERABIANCA25 saatte Desenion nettikaupasta -25% alennusta kaikista julisteista (alennus ei koske kehyksiä tai handpicked-/collaboration-julisteita). Desenio-inspiraatiota saat lisää seuraamalla heitä Instagramissa: @desenio. Koodi on voimassa 6.-8.2.